Confidentialité des données du patient : l'open space est-il vraiment adapté au secrétariat médical ? Par Rachida Kayser, Juriste.

Lors d’un rendez-vous médical, le patient doit communiquer des informations personnelles (nom, adresse, numéro de téléphone, mutuelle) à la secrétaire médicale. Cependant, cette communication se fait souvent dans un espace ouvert, partagé avec la salle d’attente où d’autres patients peuvent entendre ces données. Cette situation génère une gêne pour les deux parties : le patient qui craint de divulguer ses informations en public et les autres patients qui entendent malgré eux des données personnelles qui ne les concernent pas. Cette expérience, vécue par l’auteure en tant que patiente, a pris une nouvelle dimension lorsqu’elle l’a analysée sous l’angle professionnel, en tant que juriste spécialisée dans le droit médical.

Les informations recueillies par la secrétaire médicale (nom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone) sont considérées comme des données à caractère personnel au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ces données, bien que non strictement médicales, sont protégées car elles permettent d’identifier une personne. Le RGPD impose aux professionnels de garantir leur confidentialité. De plus, l’article L1110-4 du Code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit au respect de sa vie privée et du secret de ses informations personnelles, sans limite aux seules données médicales. Ainsi, la confidentialité ne commence pas à l’entrée du cabinet médical, mais dès l’accueil.

Dans le secteur public, les agents (comme les secrétaires médicales) sont soumis à deux obligations distinctes : le secret professionnel (article L121-6 du Code général de la fonction publique), qui les empêche de divulguer des informations couvertes par le secret médical, et la discrétion professionnelle (article L121-7), qui les oblige à ne pas divulguer des faits ou informations connus dans le cadre de leur travail. Ces règles ne s’appliquent pas directement au secteur privé, mais illustrent l’importance accordée à la protection des données des patients. Ces obligations soulèvent la question des conditions matérielles permettant de les respecter.

La Cour d’appel de Rennes a statué le 1er juin 2023 sur une affaire impliquant une secrétaire médicale dont le bureau était ouvert directement sur la salle d’attente. La Cour a pris en compte cette configuration pour évaluer la capacité de la professionnelle à garantir la discrétion lors de ses échanges. Bien que le grief de manque de discrétion n’ait pas été retenu dans ce cas précis, cette décision montre que les conditions matérielles d’exercice influencent directement la capacité à respecter les obligations légales. Cela interroge sur l’adéquation des open spaces pour le secrétariat médical.

L’open space n’est pas interdit par le droit pour les secrétariats médicaux, mais son utilisation pose question. Dans un espace ouvert, la secrétaire médicale doit constamment surveiller qui peut entendre ses échanges, baisser la voix, protéger son écran et interrompre des conversations si nécessaire. Cela revient à demander au professionnel de compenser par une vigilance accrue les limites de son environnement. L’auteure estime que l’espace de travail devrait être conçu en fonction des obligations imposées aux professionnels, et non l’inverse. Une simple ligne de confidentialité au sol, matérialisée par un marquage, peut aider à créer une distance, mais ne garantit pas une isolation acoustique suffisante.

Le RGPD (article 32) impose aux responsables de traitement de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité des données. Ces mesures incluent non seulement la protection des ordinateurs (mots de passe, logiciels sécurisés), mais aussi des aspects physiques, sonores et organisationnels. Une donnée peut être sécurisée dans un logiciel, mais avoir été entendue par plusieurs personnes quelques secondes plus tôt. Ainsi, la réflexion sur la confidentialité doit commencer dès la collecte des données, avant même leur saisie. Les conditions de travail des secrétaires médicales doivent donc intégrer cette dimension.

Le secrétariat médical implique déjà de nombreuses sollicitations : accueil, appels téléphoniques, gestion des dossiers, interruptions fréquentes. Dans un open space, s’ajoute une vigilance supplémentaire liée à la confidentialité : qui peut entendre ce qui est dit ? Cette exigence supplémentaire peut impacter la concentration et le bien-être des professionnelles. Bien que l’open space ne soit pas nécessairement un risque psychosocial en soi, il soulève des questions sur l’organisation du travail et les conditions matérielles permettant de concilier productivité et respect des obligations légales.

L’auteure ne propose pas de reconstruire tous les cabinets médicaux, mais suggère de repenser l’organisation des espaces dédiés au secrétariat médical. Plusieurs pistes peuvent être envisagées selon les configurations : évaluer la distance réelle entre le patient et les autres personnes dans la salle d’attente, analyser l’acoustique des locaux, orienter différemment les postes de travail et les écrans, ou prévoir un espace permettant des échanges plus confidentiels. Une zone matérialisée au sol peut faire partie de la solution, mais l’objectif doit être de rendre la confidentialité réellement effective, et non seulement symbolique.

Former les secrétaires médicales au secret professionnel, à la discrétion professionnelle et à la protection des données est essentiel. Ces formations permettent d’expliquer les règles, rappeler les responsabilités et transmettre les bons réflexes. Cependant, la formation ne peut résoudre à elle seule les problèmes liés à l’environnement de travail. Il est impossible de demander à une professionnelle de compenser par sa seule vigilance les limites créées par un espace de travail inadapté. Ainsi, la formation doit s’accompagner d’une réflexion sur l’organisation des locaux.