Comment déclarer un apprenti en DSN ?
Déclarer la rémunération d’un apprenti nécessite de distinguer salaire réel, assiette exonérée et cotisations dues. Retrouvez les rubriques DSN et des exemples chiffrés pour les secteurs privé, agricole et public..
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est un système obligatoire en France qui permet aux employeurs de transmettre en une seule fois toutes les déclarations sociales liées à leurs salariés. Elle remplace progressivement les anciennes déclarations papier ou dématérialisées (comme la DADS-U). La DSN est gérée par les URSSAF (Unions de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales) et l'administration fiscale. Elle concerne tous les employeurs, quel que soit leur secteur d'activité ou leur taille. Pour un apprenti, la déclaration en DSN suit les mêmes règles que pour un salarié classique, mais avec des spécificités liées à son statut particulier. La DSN doit être transmise chaque mois avant le 5 ou le 15 du mois suivant, selon les cas. Les employeurs utilisent généralement un logiciel de paie compatible DSN pour générer et envoyer ces déclarations.
Un apprenti est un jeune en formation professionnelle qui alterne périodes en entreprise et en centre de formation. Son contrat, appelé contrat d'apprentissage, est un type de contrat de travail spécifique encadré par le Code du travail. Ce contrat est signé entre l'employeur, l'apprenti (âgé de 16 à 29 ans en principe) et un organisme de formation agréé. L'apprenti bénéficie d'un statut de salarié, ce qui signifie qu'il est soumis aux mêmes obligations et droits que les autres employés, comme le paiement d'un salaire, l'affiliation à la sécurité sociale ou encore la cotisation pour la retraite. Cependant, son salaire est généralement inférieur à celui d'un salarié non apprenti, car il dépend de son âge et de son année d'exécution du contrat. Par exemple, un apprenti de 18 ans en 1ère année touche environ 43% du SMIC (soit 782,17 € brut en 2026).
Pour déclarer un apprenti en DSN, l'employeur doit d'abord s'assurer que le contrat d'apprentissage est bien enregistré dans le Portail de l'Alternance ou via un autre dispositif officiel. Ensuite, il doit intégrer les informations de l'apprenti dans son logiciel de paie, en précisant son statut particulier (code contrat d'apprentissage dans la DSN). Les données à transmettre incluent le salaire brut, les cotisations sociales spécifiques (comme la réduction générale des cotisations patronales pour les apprentis), et les heures travaillées. La DSN doit être envoyée chaque mois avant la date limite, généralement le 5 ou le 15 du mois suivant. En cas d'erreur, des corrections peuvent être apportées via une DSN de régularisation. Les employeurs doivent également déclarer les aides financières perçues pour l'embauche d'un apprenti, comme l'aide unique à l'apprentissage (jusqu'à 6 000 € par an pour un apprenti majeur).
Les cotisations sociales pour un apprenti sont calculées différemment de celles d'un salarié classique. L'employeur bénéficie d'exonérations partielles ou totales selon la taille de l'entreprise et l'âge de l'apprenti. Par exemple, les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d'une exonération totale des cotisations patronales de sécurité sociale pour les apprentis de moins de 30 ans. Pour les autres entreprises, l'exonération est partielle. Les cotisations salariales, quant à elles, sont calculées sur la base du salaire brut de l'apprenti, mais avec un taux réduit. En 2026, le taux global de cotisations salariales pour un apprenti est d'environ 13% du salaire brut, contre 22% pour un salarié classique. Ces cotisations sont déclarées dans la DSN via des codes spécifiques, comme le code 001 pour la réduction générale des cotisations patronales.
Une erreur dans la déclaration d'un apprenti en DSN peut entraîner des pénalités financières pour l'employeur. Les sanctions varient selon la gravité de l'erreur : retard de déclaration, omission de données ou fausse information. Par exemple, un retard de déclaration peut coûter jusqu'à 10% du montant des cotisations dues, avec un minimum de 100 €. En cas de fraude ou de fausse déclaration, les sanctions peuvent aller jusqu'à 50% des cotisations éludées, voire des poursuites pénales. Pour éviter ces risques, il est recommandé de vérifier systématiquement les données avant envoi et d'utiliser un logiciel de paie à jour. En cas de doute, l'employeur peut consulter les services des **URSSAF** ou un expert-comptable spécialisé en DSN pour s'assurer de la conformité de sa déclaration.
