« Un avocat ne devrait pas avoir à choisir entre bien défendre ses clients et bien communiquer avec eux ».
Tom Dhenain, fondateur de BriefUp, détaille dans cette interview les enjeux de la technologie pour les avocats et explore le sujet de l'incontournable relation-clients. Les cabinets d'avocats sont-ils encore trop dépendants des échanges par e-mail pour gérer la relation avec leurs clients ? Dans la plupart des cabinets, tout passe encore par la boîte mail : pièces d'identité, conclusions, dates d'audience… Ces informations empruntent le même canal que les spams et les tentatives de phishing.
Dans de nombreux cabinets d’avocats, la gestion des échanges avec les clients repose encore principalement sur les e-mails. Ces messages servent à transmettre des documents comme des pièces d’identité, des conclusions ou des dates d’audience, mais aussi à communiquer des informations sensibles. Cependant, ce canal présente des risques : les e-mails peuvent se perdre dans les spams ou être la cible de tentatives de phishing (arnaques visant à voler des données personnelles). Malgré l’utilisation de logiciels métiers pour traiter les dossiers juridiques, la relation client n’a pas évolué au même rythme. Les outils existants, comme les extranets intégrés à des ERP (systèmes de gestion intégrés), sont souvent complexes et conçus pour les besoins internes des cabinets, et non pour faciliter l’expérience des clients.
BriefUp est une plateforme conçue pour moderniser la relation entre les avocats et leurs clients, sans remplacer les logiciels métiers existants. Son objectif est de structurer et simplifier les échanges en centralisant les informations dans un espace partagé. Chaque dossier y est accessible aux deux parties : l’avocat y trouve tous les échanges et documents, tandis que le client consulte son dossier via un portail sécurisé personnalisé aux couleurs du cabinet. Cette approche permet au client de suivre l’avancement de son affaire sans avoir à contacter son avocat par téléphone, et à ce dernier d’éviter de répéter des messages comme « le dossier suit son cours ». BriefUp se concentre uniquement sur cette fonctionnalité, sans ambition de devenir un ERP ou un outil de facturation.
La collecte des pièces nécessaires à un dossier est souvent un frein à sa progression, car les documents arrivent lentement, mal classés ou par e-mail. BriefUp propose une solution : l’avocat liste les pièces requises dans le portail, et le client les dépose directement depuis son espace sécurisé. L’avocat visualise en temps réel ce qui a été fourni et ce qui manque. Si le client tarde à envoyer un document, la plateforme envoie des relances automatiques. Pour les dossiers répétitifs, comme les procédures de divorce, le cabinet peut créer des modèles prédéfinis en un clic, regroupant les justificatifs habituellement demandés. Cela réduit les retards et améliore l’efficacité du traitement des affaires.
BriefUp garantit la sécurité des données en hébergeant les fichiers et la base de données chez Scaleway, un prestataire français situé hors de la portée du Cloud Act (une loi américaine permettant aux autorités d’accéder à des données stockées dans le cloud). Les e-mails ne servent qu’à alerter le client d’une action à réaliser, tandis que les documents et échanges restent centralisés dans l’espace sécurisé de la plateforme. Les données appartiennent exclusivement au cabinet, et l’abonnement à BriefUp est sans engagement. En cas de départ du cabinet, celui-ci conserve un accès en lecture seule pendant 30 jours pour exporter l’ensemble de ses dossiers. Cette flexibilité permet aux cabinets de tester la plateforme sans risque.
BriefUp est actuellement en phase de bêta-test avant son lancement officiel prévu lors de la Convention nationale des avocats, qui se tiendra du 21 au 23 octobre à Toulouse. Cette manifestation rassemble des professionnels du droit et offre une opportunité de découvrir la plateforme. Pour se familiariser avec son fonctionnement, une démonstration de 15 minutes suffit. Elle peut être réservée en ligne sur le site briefup.io. Cette approche permet aux cabinets d’évaluer l’outil avant de s’engager, en alignement avec leur besoin de moderniser la communication avec leurs clients tout en préservant leur indépendance professionnelle.
