Absence du salarié et DSN : Comment la déclarer ?

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est un dispositif obligatoire en France qui permet aux employeurs de déclarer en une seule fois les données sociales de leurs salariés aux organismes sociaux (comme l'URSSAF, les caisses de retraite ou Pôle Emploi). Elle remplace progressivement les anciennes déclarations individuelles (comme le BRC ou BRS). Son objectif est de simplifier les démarches administratives et de réduire les erreurs. La DSN doit être transmise mensuellement, généralement avant le 5 ou 15 du mois suivant la période de paie. Par exemple, pour un salarié absent en octobre 2026, la DSN correspondante doit être envoyée avant le 5 novembre 2026. Les employeurs utilisent des logiciels agréés pour générer et transmettre cette déclaration.

Un salarié peut être absent pour diverses raisons : maladie, accident du travail, congé maternité, congé sans solde, etc. Chaque type d'absence a des conséquences spécifiques sur la paie et la DSN. Par exemple, en cas d'arrêt maladie, l'employeur doit déclarer les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale, ainsi que le maintien de salaire éventuel. Pour une absence non rémunérée (comme un congé sans solde), le salaire est simplement réduit proportionnellement. Ces absences doivent être précisément déclarées dans la DSN pour éviter des redressements de la part des organismes sociaux.

Pour déclarer une absence dans la DSN, l'employeur doit utiliser des codes motifs d'absence spécifiques. Ces codes sont définis par la norme DSN et permettent d'identifier la nature de l'absence (ex. : 10 pour maladie, 20 pour accident du travail, 30 pour congé maternité). Dans la DSN, l'employeur doit indiquer la période d'absence, le salaire maintenu ou non, et les indemnités versées. Par exemple, pour un salarié en arrêt maladie du 15 au 20 octobre 2026, l'employeur doit déclarer cette absence avec le code 10 et préciser le salaire maintenu selon les règles légales (généralement 90 % du salaire brut pendant 30 jours).

En cas d'absence pour maladie ou accident du travail, l'employeur doit maintenir une partie du salaire du salarié, selon les règles légales. Pour un arrêt maladie, le maintien de salaire est obligatoire à partir du 1er jour d'absence, mais il est plafonné. Par exemple, pour un salarié dont le salaire brut est de 2 500 € par mois, l'employeur doit maintenir 90 % du salaire brut pendant les 30 premiers jours d'arrêt (soit environ 2 250 €), puis 66 % à partir du 31e jour. Ces montants sont à déclarer dans la DSN sous forme d'indemnités complémentaires. Pour les accidents du travail, le maintien de salaire est de 100 % sans plafond pendant 30 jours.

Une mauvaise déclaration d'absence en DSN peut entraîner des redressements de la part des organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, etc.). Par exemple, si un employeur oublie de déclarer un arrêt maladie, il risque une majoration des cotisations sociales. Les sanctions peuvent aller jusqu'à des pénalités financières, voire des contrôles approfondis. Pour éviter ces risques, il est conseillé de vérifier systématiquement les DSN avant transmission et de se référer aux tables de référence de la norme DSN, comme la P27V01 pour 2027. Ces tables précisent les codes à utiliser et les montants à déclarer.