Facturation électronique : les principales obligations en matière de protection des données

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises en France doivent être capables de recevoir des factures sous forme électronique. Cette obligation s’applique à l’ensemble des structures, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous un format numérique structuré, contrairement aux factures papier ou aux PDF non structurés. Elle permet un traitement automatisé et une traçabilité renforcée. Les entreprises doivent donc adapter leurs systèmes informatiques pour garantir cette réception, sous peine de sanctions en cas de non-conformité.

L’obligation d’émettre des factures électroniques s’applique progressivement selon la taille des entreprises. Les grandes entreprises et les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) doivent déjà émettre des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Pour les autres entreprises, cette obligation sera effective à partir du 1er septembre 2027. Une ETI est définie comme une entreprise employant entre 250 et 4 999 salariés, avec un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 1,5 milliard d’euros ou un total de bilan inférieur à 2 milliards d’euros. L’objectif est de moderniser les processus de facturation tout en assurant une transition progressive pour les structures les moins équipées.

Les factures électroniques et certaines données associées (comme les informations de transaction ou de paiement) doivent transiter par une plateforme agréée par l’État. Ces plateformes, choisies par les entreprises, servent d’intermédiaires pour la transmission sécurisée des données. Elles garantissent l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des informations échangées. Les entreprises ne peuvent pas utiliser n’importe quel système : elles doivent sélectionner une plateforme certifiée par l’AAI (Autorité Administrative Indépendante chargée de la régulation des données en France). Cette obligation vise à centraliser et sécuriser les échanges tout en luttant contre la fraude.

L’utilisation de factures électroniques implique la collecte et le traitement de données sensibles, notamment des informations commerciales, fiscales et personnelles (comme les coordonnées des clients ou fournisseurs). Ces données doivent être protégées conformément au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), un texte européen qui encadre le traitement des données personnelles. Les entreprises doivent donc mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité des données, comme le chiffrement des échanges ou la limitation des accès. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’entreprise.

La facturation électronique est étroitement liée à la gestion de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), un impôt indirect prélevé sur la consommation. En France, la TVA représente environ 20 % du prix de vente des biens et services. Avec la généralisation des factures électroniques, l’administration fiscale (le service des impôts) pourra mieux contrôler les déclarations de TVA et détecter les fraudes. Les entreprises doivent donc s’assurer que leurs factures électroniques incluent toutes les mentions obligatoires pour la TVA, comme le numéro de TVA intracommunautaire ou le taux applicable. Cette mesure vise à réduire les erreurs et les omissions dans les déclarations fiscales.