Fiches de paramétrage des organismes complémentaires : A quoi servent-elles ?
Indispensables au paramétrage des contrats de santé, de prévoyance et de retraite supplémentaire, les fiches des organismes complémentaires permettent de fiabiliser le calcul et la déclaration des cotisations en DSN. Net-entreprises rappelle leur contenu et leurs modalités d’accès..
Les fiches de paramétrage des organismes complémentaires sont des documents essentiels pour les entreprises. Elles permettent de déclarer correctement les contrats de santé, de prévoyance et de retraite supplémentaire dans le cadre de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), un système obligatoire en France pour les déclarations sociales des salariés. Ces fiches assurent la fiabilité des calculs et des déclarations des cotisations sociales, en reliant chaque salarié aux contrats collectifs souscrits par l’entreprise. Leur objectif principal est de limiter les erreurs de paramétrage dans les logiciels de paie et de faciliter le traitement des déclarations par les organismes complémentaires comme les mutuelles, les institutions de prévoyance ou les sociétés d’assurances. La fiche consigne n°2966, mise à jour le 2 septembre 2026, encadre ce dispositif.
Une fiche de paramétrage contient des informations précises pour identifier et gérer les contrats collectifs. Elle inclut les données d’identification de l’entreprise et du producteur du document, comme son numéro de version et ses coordonnées techniques ou de gestion. Elle précise également les éléments nécessaires pour identifier les contrats, tels que le code organisme, le code délégataire (si applicable), la référence du contrat, sa date de début de validité, les options choisies, la population couverte et la périodicité de paiement des cotisations. D’autres détails peuvent être ajoutés, comme les bases spécifiques, les tranches de rémunération, les taux ou montants forfaitaires de cotisation, ainsi que les conditions d’affiliation des salariés, qui dépendent souvent du statut catégoriel, de l’établissement ou de la convention collective applicable. Ces informations permettent de sécuriser le calcul et la déclaration des cotisations pour chaque salarié ou établissement.
Les fiches de paramétrage sont proposées sous deux formats : XML et PDF. Le format XML est conçu pour être intégré automatiquement dans les logiciels de paie, ce qui évite les erreurs de saisie manuelle et réduit les risques d’inexactitudes. Cette intégration automatique nécessite que l’éditeur du logiciel de paie ait développé une fonctionnalité technique adaptée. Si cette intégration n’est pas possible, l’utilisateur peut télécharger la fiche au format PDF et procéder manuellement au paramétrage de sa solution de paie. Le choix du format dépend donc des capacités techniques du logiciel utilisé par l’entreprise.
Les fiches de paramétrage sont accessibles depuis le tableau de bord DSN, dans la rubrique *Services complémentaires*, puis *Organismes complémentaires : accéder aux fiches de paramétrage*. Elles peuvent également être récupérées via l’*API DSN*, une interface technique permettant l’échange de données entre systèmes. Pour un tiers-déclarant souhaitant accéder aux fiches d’une entreprise non encore déclarée en DSN, il doit d’abord transmettre une DSN de test ou une DSN néant acceptée pour cette entreprise. Si aucune fiche n’est disponible, le déclarant doit contacter directement l’institution de prévoyance, la mutuelle ou la société d’assurances concernée. Une option permet de recevoir une alerte par email lors de la mise à jour d’une fiche, en cochant la case *Abonnement aux courriels de notification FPOC* sur la page dédiée.
