Les bonnes pratiques du rédacteur d'un bail commercial en matière de charges : notion, répartition et sanctions. Par Arnaud Boix, Avocat.

Dans un bail commercial, une charge désigne toute dépense engagée par le bailleur et susceptible d'être refacturée au locataire (preneur). Contrairement à une idée reçue, il n'existe pas de définition légale précise de ce terme. En pratique, les charges se répartissent en quatre grandes catégories : les charges locatives (comme les frais de copropriété, chauffage, électricité ou nettoyage des parties communes), les impôts, taxes et redevances (taxe foncière, TEOM, taxes sur les bureaux, etc.), et les travaux (ravalement, remplacement d'équipements, entretien, réparations ou économies d'énergie). Un point crucial à retenir est que les travaux ou obligations imposés au locataire dans le cadre de l'entretien ou des réparations ne sont pas considérés comme des charges, mais comme des obligations de faire. Par exemple, si le bail stipule que le locataire doit entretenir la toiture, cette dépense ne peut pas être refacturée par le bailleur, car elle relève d'une obligation directe du locataire et non d'une dépense préalable du bailleur.

Depuis la loi Pinel du 18 juin 2014, le transfert des charges au locataire est encadré par deux règles strictes. D'abord, l'article L. 145-40-2 impose un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances, avec une indication claire de leur répartition entre bailleur et locataire. Ensuite, pour les ensembles immobiliers multi-locataires, le bail doit préciser comment ces charges ou travaux sont répartis entre les différents locataires. Avant cette loi, les clauses de transfert des charges devaient être explicitement stipulées et interprétées de manière restrictive : sans mention claire, le bailleur conservait la charge des réparations non locatives et des conséquences de la vétusté. La loi Pinel a donc introduit une exigence de transparence pour protéger les locataires contre les abus.

L'inventaire des charges doit être précis et limitatif, ce qui signifie qu'il ne peut pas se contenter de lister des catégories génériques comme « fluides » ou « entretien ». Il doit détailler chaque type de charge, par exemple en distinguant les frais de chauffage des coûts d'électricité, ou en précisant si les travaux de mise en conformité sont à la charge du locataire. Les catégories doivent être liées au bail : un inventaire générique, non adapté au local concerné, est considéré comme non valable. Par exemple, si le bail ne mentionne pas explicitement le transfert de la taxe foncière, le bailleur ne peut pas la refacturer. L'inventaire peut figurer dans le bail ou en annexe, mais il doit être concentré dans un seul document pour garantir sa visibilité et son accessibilité au locataire.

La répartition des charges doit être clairement indiquée dans l'inventaire, soit au niveau des catégories, soit au niveau des sous-catégories. Par exemple, si une catégorie « travaux » est mentionnée, il faut préciser quels types de travaux (ravalement, remplacement d'équipements, etc.) sont à la charge du locataire. Les charges nouvelles, comme une nouvelle taxe ou un nouveau coût de maintenance, doivent également être prévues dans le bail pour éviter tout litige. Sans mention expresse, ces charges ne peuvent pas être refacturées. De plus, les charges dites exorbitantes (comme des frais inhabituels ou disproportionnés) nécessitent des stipulations particulièrement claires et précises pour être valablement transférées au locataire.

Pour les ensembles immobiliers multi-locataires, la répartition des charges peut se faire selon deux clés distinctes : la surface exploitée pour les charges (comme l'électricité ou le nettoyage) et le local occupé pour les impôts et taxes (comme la taxe foncière). La surface exploitée peut exclure les espaces non utilisés pour l'activité (réserves, locaux sociaux), tandis que le local occupé se base sur la surface effectivement utilisée par le locataire. En copropriété, la répartition selon les tantièmes (parts de propriété) est parfois utilisée, mais elle doit être compatible avec la surface exploitée pour être valable. Une répartition mal définie peut entraîner l'annulation des clauses concernées, comme l'a jugé la Cour d'appel de Paris en 2025.

Le non-respect des règles de répartition expose le bailleur à plusieurs risques. D'abord, toute catégorie de charge non mentionnée dans l'inventaire ne peut pas être refacturée. Ensuite, une clé de répartition illicite (comme une répartition basée sur le revenu cadastral pour la taxe foncière) peut être annulée par les tribunaux. Enfin, si le bailleur utilise une clé de répartition différente de celle stipulée dans le bail, il doit restituer les provisions indûment perçues. Pour les baux antérieurs à la loi Pinel, le bailleur doit justifier annuellement les charges récupérables et préciser la clé de répartition, sous peine de voir sa demande rejetée. En l'absence de stipulation claire, les tribunaux peuvent refuser la refacturation, comme l'a fait la Cour d'appel de Paris en 2023.