Les règles sur la collecte des données personnelles des salariés

En tant qu’employeur en France, vous pouvez collecter certaines données personnelles de vos salariés, mais cette collecte est strictement encadrée par la loi.

Les informations autorisées concernent principalement la gestion administrative, comme le calcul des horaires, l’établissement des fiches de paie ou le recrutement.

Cependant, toutes les données ne sont pas accessibles : par exemple, le numéro de sécurité sociale ou les coordonnées bancaires ne peuvent être demandés qu’à des étapes précises, comme lors de l’embauche pour les entreprises de travail temporaire.

La loi impose aussi de ne pas collecter de données sensibles, telles que l’origine ethnique, les opinions politiques, religieuses ou syndicales, ou encore des informations sur la santé ou la vie sexuelle.

Ces règles visent à protéger la vie privée des salariés tout en permettant aux employeurs de remplir leurs obligations légales.

Lors d’un recrutement, l’employeur ne peut demander que des informations directement liées au poste à pourvoir.

Cela exclut par exemple les questions sur la situation familiale, les projets d’enfant ou des caractéristiques physiques comme la taille ou le poids, sauf pour des métiers spécifiques comme mannequin ou pilote.

Les données sensibles, comme les opinions politiques ou religieuses, sont interdites.

Seules les personnes impliquées dans le processus de recrutement peuvent accéder aux données des candidats.

Si les informations sont conservées après un refus, le candidat doit en être informé et peut s’y opposer.

La CNIL, autorité française de protection des données, recommande de définir une durée de conservation limitée et justifiée, par exemple en fonction des besoins du poste.

Pour gérer le personnel, l’employeur peut collecter des données comme le relevé d’identité bancaire pour le versement du salaire, le taux d’imposition pour l’impôt à la source, ou les coordonnées d’un proche en cas d’urgence.

La CNIL souligne que seules les données strictement nécessaires doivent être recueillies, et uniquement quand le besoin se présente.

L’accès à ces données doit être restreint aux personnes habilitées, comme les responsables des ressources humaines ou de la paie.

Certaines informations, comme les documents de paie ou les contrats, doivent être conservées pendant cinq ans après le départ du salarié pour répondre aux obligations comptables, sociales ou fiscales.

Pour suivre les horaires des salariés, l’employeur peut utiliser des outils de mesure du temps de travail, mais doit informer les salariés et leurs représentants (comme les délégués du personnel) avant leur mise en place.

Seules les personnes chargées de la gestion du personnel, de la paie ou de la sécurité peuvent accéder à ces données.

Ces informations doivent être conservées pendant cinq ans.

L’objectif est de garantir la transparence et de protéger la vie privée des employés, tout en permettant à l’employeur de respecter ses obligations légales en matière de temps de travail.

Les emails et l’historique de navigation des salariés, lorsqu’ils utilisent les outils informatiques de l’entreprise, sont considérés comme professionnels par défaut.

L’employeur peut donc les consulter, mais doit respecter la vie privée des salariés.

Les salariés doivent être informés des finalités de ces contrôles.

En revanche, un email marqué comme « personnel » ou « privé » ne peut pas être lu par l’employeur.

La CNIL interdit l’utilisation de logiciels d’enregistrement à distance des actions sur un ordinateur, appelés keyloggers, sauf dans des cas exceptionnels de sécurité.

Ces règles visent à concilier le droit de l’employeur à contrôler l’activité professionnelle et le respect de la vie privée des salariés.